Toimistot

ūüĒć ‚ÄĚHyv√§ tarjouspyynt√∂ on helkkarin yksinkertainen‚ÄĚ ‚Äď kolme toimiston johtajaa antaa vinkkins√§ toimistojen kilpailutukseen

‚ÄĚMoni pelk√§√§, ett√§ rahaa aletaan toimistossa tuhlailemaan, jos kertoo budjetin‚ÄĚ, harmittelee sometoimisto MySomen toimitusjohtaja Jenni Kynn√∂s. Kynn√∂s, Miska Rajasuo ja Katri Laitinen antavat vinkkins√§ hyv√§√§n briiffaukseen.
Kuva:
Amanda Aho
ūüĒć ‚ÄĚHyv√§ tarjouspyynt√∂ on helkkarin yksinkertainen‚ÄĚ ‚Äď kolme toimiston johtajaa antaa vinkkins√§ toimistojen kilpailutukseen

ūüĒć Suurennuslasilla merkityt jutut ovat pidempi√§, taustoittavia ja p√§ivitt√§isest√§ uutisoinnista poikkeavia artikkeleita.

‚ÄĚKerro budjetti rohkeasti, niin saat maksimaalisen hy√∂dyn‚ÄĚ

Sometoimisto MySomen toimitusjohtaja Jenni Kynnös

‚ÄĚSaamme p√§√§osin tosi huolella tehtyj√§, napakoita briiffej√§. Hyv√§ briiffi on selke√§ ja j√§tt√§√§ tilaa sek√§ toteutukselle ett√§ kanavavalinnoille. Jos mukana on tavoite, aikataulu ja budjetti, p√§√§see niill√§ jo pitk√§lle.

Erityisen tärkeää on antaa budjettihaarukka rohkeasti. Moni pelkää, että rahaa aletaan toimistossa tuhlailemaan, jos kertoo budjetin. Mutta jos budjetti on selkeästi määritelty, on meillä mahdollisuus valita ne kanavat, joista saamme asiakkaalle maksimaalisen hyödyn.

Yleisin ongelma tarjouspyynnöissä on se, ettei tavoitetta ole kerrottu tai että halutaan saavuttaa ihan kaikki ja tehdä paljon ja kaikkea sekaisin. Silloin mittarit ovat epämääräiset, koska tulisi mitata ihan kaikkea. Niissä tapauksissa pyrimme tekemään asiakkaalle ehdotuksen siitä, mikä olisi meidän mielestämme fokusoitunein tavoite tai järkevimmät mittarit. Mitä kannattaa karsia, jotta kampanja olisi mahdollisimman onnistunut ja vastaisi budjettia?

"Moni haluaa esimerkiksi kasvattaa tykkääjämääräänsä, vaikka myynnin kasvattaminen olisi liiketoiminnallisesti paljon järkevämpää."

Joskus asiakas saattaa haluta viraali-ilmiön todella kaupallisesta tai taktisesta kampanjasta. Sellaisella ei kuitenkaan ole viraalipotentiaalia somessa. Toisinaan asiakas taas saattaa haluta tosi monikanavaisen kampanjan äärettömän pienellä budjetilla. Sekin on aika haastavaa.

Yleensä kyse on siitä, ettei asiakas ole ollut tietoinen siitä, mihin minkäkin suuruinen budjetti riittää tai minkälaisia asioita sosiaalisessa mediassa voidaan tavoitella. Moni haluaa esimerkiksi kasvattaa tykkääjämääräänsä, vaikka myynnin kasvattaminen olisi liiketoiminnallisesti paljon järkevämpää.

Briiffeissä näkyy joskus myös se, että ne ovat kiertäneet sisäisesti turhan monella ihmisellä. Kun jokainen lisää omat toiveensa, katoaa punainen lanka ja briiffistä tuleekin toivelista.

Joudumme pyyt√§m√§√§n t√§ydennyksi√§ ehk√§ noin nelj√§sosaan briiffeist√§. Jos lis√§tiedoille on tarvetta, on meid√§n teht√§v√§mme esitt√§√§ lis√§kysymyksi√§, sill√§ meh√§n olemme asiantuntijoita.‚ÄĚ

‚ÄĚMuista, ett√§ olet hommaamassa pitk√§aikaisia ty√∂kavereita‚ÄĚ

Mainostoimisto Bob the Robotin toimitusjohtaja Miska Rajasuo

‚ÄĚHyv√§ briiffi on helkkarin yksinkertainen. Siin√§ kerrotaan, mik√§ on ongelma ja millaiset resurssit sen ratkomiseen on varattu. T√§rkeint√§ on selke√§sti artikuloitu haaste tai ongelma, joka halutaan ratkaista luovasti. My√∂s resurssit on hyv√§ kertoa selke√§sti: millaisella budjetilla ollaan liikenteess√§ ja mit√§ firman osaamista ongelman ratkaisuun on k√§ytett√§viss√§.

Puutokset briiffeissä eivät ole kilpailutuskäyntännön suurin ongelma. Briiffi on vain yksi osa kilpailutusta.  Enää ei eletä aikaa, jolloin yrityksen markkinointiosasto heitti briiffin, ja sitten toimistossa sulkeuduttiin neuvotteluhuoneeseen ideoimaan.

Briiffiä tärkeämpää on simuloida sitä tilannetta, kun aletaan ihan oikeasti tekemään töitä yhdessä. Kun asiakas valitsee toimistoa, hän valitsee pitkäaikaisen kumppanin, ei sitä, joka arvaa briiffiin kivoimman vastauksen.

"Joskus koeaika voisi olla paikallaan tällaisessa asiakkaan ja toimiston työkaveruudessa. Jos homma ei toimi, niin erotaan ystävinä."

Kilpailutustilanteessa olisi siis tärkeää testata jollakin tavalla kemioita ja tapoja tehdä töitä: onko asiakkaalla ja toimistolla fiksu yhteinen kulttuuri, tapa ajatella ja prosessit, joihin luotetaan? Syntyykö meidän ja asiakkaan välille luottamus, puhummeko me samaa kieltä ja olemmeko yhtä kunnianhimoisia?

Työhaastattelun kaltainen keskustelu olisi kilpailutustilanteessa hyvä vaihtoehto, sillä kilpailutuksissa haetaan yhä enemmän työkavereita. Me teemme Bob the Robotilla asiakkaidemme kanssa tosi tiivistä yhteistyötä. Tavoite kun on tehdä hyvää työtä kimpassa.

Kilpailutustilanteessa asiakkaan toive on, että toimisto ymmärtää bisneksen ja toimialan, jolla he toimivat. On kuitenkin mahdotonta tulla parissa viikossa jonkun alan asiantuntijaksi. Asiantuntijuus vaatii, että toimistolla on mahdollisuus tutustua asiakkaan organisaatioon ja sen toimintaan. Suurten onnistumisten mahdollisuus kasvaa, kun toimiston ymmärrys asiakkaan organisaatiosta, osaamisesta ja toiminnan ulottuvuuksista kasvaa.

Markkinointiin liittyy olennaisesti liiketoiminta, myynti ja tuotekehitys. Asiakasorganisaation luottamus toimistoon lis√§√§ntyy, jos he ymm√§rt√§v√§t, ett√§ olemme aidosti jeesamassa liiketoimintaa ‚Äď emme vain tekem√§ss√§ mainontaa.

Joskus koeaika voisi olla paikallaan t√§llaisessa asiakkaan ja toimiston ty√∂kaveruudessa. Jos homma ei toimi, niin erotaan yst√§vin√§.‚ÄĚ

‚ÄĚKerro avoimesti, mit√§ et tied√§‚ÄĚ

Mediatoimisto Initiativen operatiivinen johtaja Katri Laitinen

‚ÄĚOlemme mediatoimisto, ja meit√§ kilpailutetaan eri tavoin kuin vaikkapa mainostoimistoa. Mainostoimistojen teht√§v√§ on usein rakentaa br√§ndille luova konsepti johonkin caseen. Meilt√§ taas odotetaan aika syv√§llist√§kin markkinointiviestinn√§n strategiaa, jossa media on tietysti isossa roolissa.

Saamme briiffejä laidasta laitaan. Yleisesti ottaen ne ovat hyviä, vaikka joudummekin lähes aina pyytämän tarkentavaa tietoa. Haluamme osoittaa, että olemme lukeneet ja ymmärtäneet briiffin oikein ennen kuin etenemme sen kanssa.

"Parasta on, jos briiffin pääsee käymään kilpailuttajan kanssa yhdessä läpi ja voimme esittää tarkentavia kysymyksiä samalla, kun saamme briiffin."

Briiffeistä puuttuu usein oleellisia asioita. Joskus meille kerrotaan vain se, että halutaan tehdä kampanja, mutta unohdetaan kertoa, kenelle tai mikä on tavoite tai ajankohta. Joskus taas briiffissä ei kerrota taustatietoa tuotteesta, brändistä tai palvelusta. Taustojen tunteminen on tosi tärkeää, jotta voimme ymmärtää nykytilanteen.

Parasta on, jos briiffin pääsee käymään kilpailuttajan kanssa yhdessä läpi ja voimme esittää tarkentavia kysymyksiä samalla, kun saamme briiffin.

Hyvä briiffi kiteyttää sen, mitä toimistolta odotetaan. Myös lähtötilanne eli se, minkälaisessa kilpailukentässä ja asemassa tuote tai brändi markkinalla toimii, on tärkeää kertoa. Olennaista on kertoa sekin, ketä halutaan puhutella. Toisaalta jos ei tiedä jotain näistä, sekin kannattaa kertoa avoimesti. Meillä saattaa olla se tieto tai voimme selvittää asiaa datan ja tutkimusten avulla.

Budjetti kertoo sen, missä rajoissa voimme toimia ja minkä kokoisesta projektista on kysymys, eli millaiset resurssit meidän tulee sisäisesti varata. Budjetin kysymme aina, jos sitä ei ole kerrottu. Meitä mitataan muun muassa sillä, millä hinnalla me pystymme ostamaan mediaa, ja budjetti vaikuttaa siihenkin.

Kilpailuttajan on t√§rke√§√§ mietti√§, mit√§ h√§n odottaa toimistolta saavansa. Briiffiin kannattaa kiteytt√§√§ kaikki mahdollinen tieto niin, ett√§ toimisto pystyy vastaamaan tuohon odotukseen mahdollisimman hyvin.‚ÄĚ

Seuraa MarkkinointiUutisia sosiaalisessa mediassa ja saat tuoreet uutiset helposti feediisi.

Lisää luettavaa